RAKYATKU.COM -- Warehouse management bukanlah tugas yang sederhana, dan manajer gudang menghadapi tantangan yang sulit, terlebih lagi warehouse management system menyangkut dengan sistem manajemen pergudangan.
Sistem ini dibuat untuk memudahkan kinerja manajemen pergudangan dalam mengelola perusahaan. Dari sistem buatan ini akan digunakan sebagai salah satu faktor pendukung dan pendorong dalam proses supply chain.
Pengertian Warehouse Management System
Warehouse Management System (WMS) adalah sistem yang membantu stakeholder terkait pengelolaan pergerakan barang dari dan sampai ke dalam gudang.
Dengan mempercepat proses lead time secara otomatis dan mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stok dengan akurat secara real time dan bisa mengatur lokasi penyimpanan barang dengan optimal.
Warehouse management system termasuk ke dalam sistem manajemen gudang yang memiliki peran penting dalam supply chain. Tujuan warehouse management system adalah untuk mengontrol dan memantau berbagai macam proses seperti pengiriman, penerimaan, dan penyimpanan.
Selain itu, warehouse management system juga berfungsi untuk memantau dan pengambilan barang. Namun, warehouse management system ini sudah dilengkapi dengan berbagai fitur canggih seperti barcode scanner, email, dan teknologi lainnya.
Tak hanya itu, sistem manajemen pergudangan ini juga biasanya dilengkapi dengan berbagai macam fitur yang cukup membantu. Salah satunya untuk pemberitahuan lokasi penyimpanan barang, jumlah stok barang hingga jenis-jenisnya.
Dengan demikian seluruh space atau ruang dalam gudang dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Sistem ini juga membantu perusahaan dalam mengurangi risiko kesalahan yang dilakukan oleh karyawan (human error), meningkatkan efisiensi pekerjaan serta juga tingkat produktivitas.
Tidak sedikit perusahaan besar dan maju yang sudah mengadopsi warehouse management system ini karena dianggap cukup efektif dalam operasionalnya.
Benefit Warehouse Management System
1. Kecepatan Handling Proses
Keuntungan pertama yang akan Anda rasakan ketika menerapkan warehouse management system ini yaitu adanya kecepatan dalam proses handling proses.
Penerapan proses pada pergudangan akan mampu meningkat kecepatan lead time proses karena dilakukan secara tersistem dengan data yang mana sebelumnya dilakukan dengan sistem manual.
Penggunaan warehouse management system juga akan membuat seluruh transaksi dan pergudangan bisa dilakukan secara lebih cepat dan akurat.
2. Mengatur Penyimpanan
Warehouse management system yang Anda terapkan menjadi lebih mudah dalam mengatur lokasi penyimpanan barang dari setiap jumlah barang yang masuk ke gudang dan lebih mudah mengatur di sistem penyimpanannya dengan menggunakan peralatan yang ada pada sistem.
3. Meminimalisir Gaji Karyawan
Adanya penerapan sistem manajemen pergudangan yang tepat akan membantu perusahaan untuk meminimalisir anggaran HRD perusahaan yang mereka keluarkan dalam menggaji karyawan, khususnya karyawan yang bekerja di bagian pergudangan.
4. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas Karyawan dengan Warehouse Management System
Suatu perusahaan akan mampu meningkatkan performa dan produktivitas karyawannya, jika mampu menerapkan sistem manajemen pergudangan yang tepat. Sistem ini mampu memberikan informasi pada pihak karyawan tentang pekerjaan apa yang harus mereka utamakan ketika berada di dalam gudang.
Sehingga, mereka tidak perlu lagi membuang banyak waktu di dalam gudang karena masing-masing karyawan sudah memahami dengan benar tentang apa yang harus mereka lakukan.
5. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan
Sistem manajemen pergudangan yang tepat akan mampu merampingkan setiap proses pemesanan sampai pengiriman barang, karena semuanya sudah dilakukan secara elektronik dan tersistem otomatis.
Sehingga, perusahaan akan lebih mudah lagi dalam menentukan tanggal pengiriman kepada pelanggan. Hal tersebut akan mampu meningkatkan tingkat pelayanan kepada para pelanggan.
6. Terciptanya hitungan persediaan yang efisien
Efisien berarti tepat dan tidak membuang-buang waktu. Beberapa hal yang dapat dilakukan yakni dengan melengkapi perhitungan menggunakan pemindaian barcode pada lokasi sehingga dapat ditinjau, diterima, atau ditolak sebelum inventaris yang menjadi intinya diperbaharui.
Kemudian, perhitungan siklus juga bisa dilakukan yakni berupa perhitungan risiko tinggi, nilai tinggi, dan metode ABC.
7. Mengurangi salah pilihan dalam bisnis
Adanya manajemen pergudangan memungkinkan untuk memperbaiki kesalahan kerja karyawan dalam memindai item atau peralatan yang salah. Maka, manajemen pergudangan pun dibutuhkan secara lengkap.
8. Terciptanya proses barang yang efisien
Adanya manajemen pergudangan membantu perusahaan untuk mensinkronkan pesanan pembelian dan karyawan tak perlu membuang waktu untuk memasukkan data ganda.
9. Peningkatan audit & akuntabilitas
Penerapan Warehouse Management System (WMS) memberikan masing-masing anggota staf akses khusus masing-masing, yang memungkinkan akuntabilitas yang lebih besar karena jalur audit menghubungkan ke pengguna tertentu.
Ini mencegah pencurian inventaris keamanan, dapat menyoroti masalah agar bisa mengatasi, dan meningkatkan praktik terbaik serta kepatuhan di antara semua karyawan.
10. Optimasi proses berkelanjutan dengan Warehouse Management System
Hal ini memungkinkan untuk memilih dari beberapa algoritma metode pengambilan, sehingga dapat menguji mana yang memberikan hasil optimal, apakah itu dengan gelombang, diskrit, zona, atau batch dan dengan menganalisis metode mana yang paling cocok untuk bisnis ini dapat menentukan cara terbaik untuk mengoptimalkan tata letak gudang.
11. Keputusan berbasis data
Data “real-time” yang didapatkan tersebut memungkinkan dengan cepat mengidentifikasi potensi masalah persediaan, serta melaporkan produktivitas tim gudang secara efektif.
Konsep Warehouse Management System
1. FIFO (First In, First Out)
Konsep yang pertama adalah First In First Out atau yang biasa disingkat menjadi FIFO. Konsep ini mengajarkan bahwa setiap produk yang masuk ke dalam gudang pertama kali harus dikeluarkan lebih awal atau pertama kali juga saat dibutuhkan.
Metode yang satu ini bisa dibilang menjadi salah satu yang paling banyak digunakan karena menghindari risiko expired atau tanggal kadaluarsa dari sebuah barang.
Misalnya, telur yang masuk pertama kali harus segera dikeluarkan saat terdapat konsumen yang akan melakukan pembelian. Dengan demikian, stok lama tidak akan membusuk di gudang dan stok baru bisa dijual nanti karena memiliki jangka waktu ketahanan yang masih lama.
2. LIFO (Last In First Out)
Berikutnya ada konsep LIFO atau Last In First Out. Metode yang satu ini biasanya diaplikasikan pada gudang industri yang produknya tidak bisa kadaluarsa.
Seperti kain, batu bata, kayu dan sejenisnya. Stok yang baru masuk ke gudang biasanya akan ditaruh paling depan sehingga ialah yang paling mudah untuk dijangkau dan dikeluarkan. Itulah kenapa konsep ini disebut dengan Last In First Out atau yang terakhir kali masuk akan dikeluarkan terlebih dahulu.
3. FEFO (First Expired First Out)
Terakhir ada FEFO yang kurang lebih dalam implementasinya mirip dengan FIFO. Hanya saja produk yang akan dikeluarkan terlebih dahulu adalah yang memiliki tanggal expired paling cepat. Biasanya dilakukan oleh usaha yang bergerak di bidang kuliner, obat-obatan, kecantikan dan lain-lain.
Modul pada Warehouse Management System
1. Proses Masuk
Pada barang yang masuk ke dalam gudang harus melalui proses masuk yang ketat. Dimulai dari pencatatan sampai diperiksa secara keseluruhan.
Tujuannya agar bisa memastikan barang yang masuk memiliki kualitas baik dan tidak adanya kerusakan. Selain itu juga barang yang masuk ke gudang melalui proses pengemasan selanjutnya melalui proses pengiriman lanjutan tanpa penyimpanan.
2. Tata Letak
Pada setiap barang yang disimpan ke dalam gudang akan memiliki pergerakan yang cepat diletakan di bagian depan. Jadi Anda tidak mengalami kesulitan pada saat mencari dan mengambil barang.
Selain itu juga Anda isa menyingkirkan beberapa barang yang hanya membingungkan pada saat pengeluaran produk tertentu dari gudang.
3. Pencarian Stok Barang
Semua karyawan yang bekerja di gudang harus pintar melakukan pencarian stok barang yang akan dibutuhkan. Caranya yaitu dengan menyusun struktur barang yang sesuai dengan jenisnya masing-masing dan menghafalkan setiap lokasi letak barang pada posisinya.
4. Pengiriman (Packing)
Barang yang akan dikirimkan pada calon konsumen haruslah dikemas dengan cara yang tepat untuk menghindari terjadinya kerusakan dalam proses pengiriman.
5. Pengiriman
Setiap permintaan pesanan yang masuk dari konsumen harus segera diproses agar tidak mengecewakan mereka. Dalam hal ini, perusahaan harus memastikan bahwa setiap pengiriman dilakukan dengan cara yang tepat dan waktu sesuai dengan estimasi yang telah ditentukan.
Kesimpulan
Jadi itulah penjelasan tentang sistem manajemen gudang atau warehouse management system yang penting Anda ketahui untuk mengelola pergudangan perusahaan.
Walaupun gudang hanya sebagian kecil dari sebuah usaha, tetapi keberadaannya memiliki peran yang penting dalam penyimpanan stok barang lama yang belum sempat terjual atau stok yang masuk.
Dengan adanya manajemen gudang (warehouse management system) yang terkelola dengan baik seluruh operasional perusahaan pun dapat dijalankan dengan lancar tanpa adanya kendala yang berarti. Itulah kenapa Anda tak boleh menyepelekan keberadaan dari gudang serta sistem manajemennya.
Selain warehouse management system yang harus dimiliki oleh sebuah bisnis, sebuah perusahaan juga disarankan untuk memiliki sistem keuangan yang modern dan praktis untuk digunakan.
Anda bisa gunakan Software Akuntansi modern seperti Mekari Jurnal, yang dapat dijadikan salah satu aplikasi andalan bagi Anda untuk mengelola pengeluaran keuangan dalam perusahaan.
Jurnal adalah software environment yang dikembangkan oleh Mekari atau PT Mid Solusi Nusantara. Salah satu software yang berada dalam environment ini adalah software inventory atau software yang membantu Anda mengurusi persediaan barang dagangan di gudang.
Keunggulan software dari Mekari Jurnal ini antara lain, Aplikasi berbasis cloud. Jadi, Anda tidak perlu risau soal pencadangan data, Mendukung integrasi dengan aplikasi atau plugin dari pihak ketiga seperti, KlikPajak, Jurnal Payroll aplikasi kasir dan lain sebagainya. Integrasi dengan dua marketplace terbesar di Indonesia yakni Shopee dan Tokopedia.
Selain itu user interface dan fitur pelaporan yang mudah dipahami. Fasilitas edukasi yang lengkap seperti akun demo gratis selama 14 hari dan tutorial yang tersaji ke dalam berbagai format serta memiliki fitur cross docking. Artinya, Anda bisa memakai satu aplikasi saja untuk banyak gudang. Data keluar masuk barang yang real time.
Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda bisa mengatur harga dan paket produk khusus yang Anda tawarkan ke konsumen-konsumen tertentu. Biaya langganan aplikasi ini terbilang cukup terjangkau mulai dengan Paket Starter yang biayanya 199 ribu per bulan, paket Pro yang harganya 399 ribu rupia per bulan, hingga paket Enterprise yang dibandrol seharga 599 ribu rupiah per bulannya.
Yuk gunakan software akuntansi untuk membantu segala bentuk pendataan perusahaan Anda agar lebih mudah terkontrol.
