Jumat, 18 November 2022 09:47

Lima Manfaat Menggunakan Sistem Absensi Kehadiran untuk Perusahaan dan Karyawan

Nur Hidayat Said
Konten Redaksi Rakyatku.Com
Ilustrasi. (Foto: Freepik)
Ilustrasi. (Foto: Freepik)

Sistem absensi kehadiran secara online ini nantinya diharapkan mampu membuat kinerja karyawan menjadi lebih maksimal. Sistem absensi secara online mampu mempermudah kinerja perusahaan atau kantor dalam melakukan penilaian terhadap kinerja dari karyawannya.

RAKYATKU.COM - Sejalan dengan teknologi yang semakin berkembang, banyak hal yang telah terjadi di dunia sehingga berdampak sangat besar terhadap kehidupan salah satunya sistem absensi kehadiran karyawan.

Salah satu lini kehidupan yang turut terkena dampaknya ialah dunia perkantoran atau dunia kerja. Di mana kemajuan teknologi tersebut digunakan untuk meningkatkan kinerja dan juga keefektifan dari proses melakukan bisnis hingga kegiatannya secara rinci.

Salah satu bentuk kemajuan teknologi yang digunakan dalam dunia perkantoran ialah sistem absensi kehadiran online yang kini telah banyak ditemukan di perkantoran.

Sistem absensi kehadiran secara online ini nantinya diharapkan mampu membuat kinerja karyawan menjadi lebih maksimal. Sistem absensi secara online mampu mempermudah kinerja perusahaan atau kantor dalam melakukan penilaian terhadap kinerja dari karyawannya.

Salah satunya ialah menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan, misalnya seperti datang terlambat, mangkir dan kelalaian lainnya yang tidak bisa dideteksi karena terdapat celah untuk bisa melakukan kegiatan yang curang.

 

Dari alasan tersebut, aplikasi yang digunakan untuk melakukan absensi secara online ini memiliki berbagai manfaat yang bisa dimaksimalkan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa produktivitas dan efisiensi bisnis mereka mampu bekerja secara optimal, salah satunya ialah dengan menjaga kedisiplinan dari para karyawannya.

Berikut beberapa manfaat dari aplikasi perkantoran yang digunakan untuk membantu sistem absensi kehadiran secara online, di antaranya yaitu:

Sponsored by MGID

1. Mengumpulkan Data Menjadi Lebih Mudah
Secara umum, jam kehadiran dari karyawan sebuah perusahaan baik datang tepat waktu atau terlambat perlu dilakukan perekapan secara teratur.

Namun, jika sebuah perusahaan hanya mempunyai karyawan sejumlah belasan orang saja, sepertinya melakukan absensi secara manual lebih bisa dilakukan karena pengumpulan data dari jam kerja karyawannya masih belum terlalu merepotkan.

Namun, berbeda halnya jika sebuah perusahaan atau perkantoran telah mempunyai banyak karyawan yang jumlahnya hingga ribuan. Jika harus melakukan absensi secara manual, maka akan sangat merepotkan sekali.

Apalagi, dengan banyaknya jumlah karyawan tersebut, jika melakukan absensi kehadiran secara manual maka akan mempunyai celah yang besar bagi karyawan untuk berlaku curang atau bolos kerja, sehingga informasi mengenai absensi kehadiran tersebut menjadi diragukan validitasnya.

2. Mampu Menghemat Biaya Pengadaan
Sebelum ada aplikasi online yang mengatur mengenai absensi karyawan pekerja kantoran, mungkin dulunya absensi kehadiran non-manual yang paling populer di masyarakat adalah absensi yang menggunakan metode fingerprint atau pemindaian menggunakan sidik jari.

Meskipun aplikasi yang satu ini mampu menghasilkan data yang valid dan mempunyai celah yang sangat tipis untuk dicurangi maka sistem absensi kehadiran yang menggunakan sidik jari ini membutuhkan sebuah alat pendukung lain yang wajib mendampinginya.

Apa lagi mengenai pemeliharaan alat tersebut, tentu membutuhkan seorang teknisi yang mempunyai keahlian dalam memelihara dan memperbaiki jika terjadi kerusakan dengan alat tersebut. Dalam pengadaan alat fingerprint ini juga membutuhkan stok cadangan untuk mengganti alat yang rusak dan tidak bisa diperbaiki kembali di kemudian hari jika terjadi.

Namun, berbeda halnya jika perusahaan telah menggunakan sistem absensi online yang terkoneksi langsung dengan internet sehingga tidak membutuhkan pengadaan alat khusus lainnya untuk mendampingi sehingga mampu menghemat biaya.

3. Mampu Melakukan Pemantauan Terhadap Karyawan secara Real Time
Keuntungan lain menggunakan aplikasi ini ialah kemudahan yang bisa di dapatkan oleh perusahaan dalam melakukan pemantauan terhadap pegawainya. Ini terjadi karena, sistem absensi akan terhubung langsung dengan jaringan internet membuatnya selalu online.

Sistem yang selalu online tersebut akan membantu proses pengumpulan data yang berkaitan dengan absensi kehadiran karyawan menjadi lebih mudah tentunya. Karena bagian HRD atau personalia tidak perlu lagi mengunduh lalu memindahkannya ke perangkat lainnya karena data tersebut akan selalu diperbarui dan disinkronisasi secara otomatis lewat cloud selama sistem absensi tersebut online.

4. Mampu Menghitung Jam Kerja Karyawan secara Akurat
Dikarenakan aplikasi dari mesin absensi kehadiran online ini selalu terhubung dengan jaringan internet maka data yang dikumpulkan pun akan mempunyai tingkat akurasi yang lebih tinggi karena real-time, yang mengartikan aktivitas tersebut direkam saat sedang berlangsung.

Nah, data yang berkaitan dengan jam berapa karyawan hadir dan melakukan absensi pun akan terekam secara otomatis saat karyawan sedang melakukan absensi kehadiran. Serta waktu yang tertera dalam jejak rekam akan selalu sama meskipun diakses dari perangkat yang berbeda.

Dengan itu, perusahaan pun bisa mengetahui dengan detail berapa jam karyawan perusahaan tersebut bekerja atau berada dalam kantornya. Dari data tersebut bisa dilihat kesesuaian antara jam seorang karyawan selama di kantor dengan jam kerja kantor seharusnya.

5. Menjadi Peningkat Kinerja Karyawan
Yang terakhir yang menjadi manfaat penggunaan aplikasi ini ialah membuat kinerja karyawan meningkat. Pasalnya, angka kehadiran yang direkam dengan baik membuat karyawan pun bisa bekerja dengan tenang dan sepenuhnya bisa fokus di saat melakukan pekerjaan di setiap harinya.

Selain itu kemudahan dan kepraktisan pun dalam menggunakan sistem absensi kehadiran secara online ini akan membuat para karyawan mampu menggunakan jam kerjanya secara maksimal demi meningkatkan produktivitasnya.

Nah, dengan semakin majunya perkembangan teknologi sehingga membuat banyak diciptakan aplikasi yang bisa memaksimalkan kinerja suatu perusahaan yang salah satunya juga ialah aplikasi slip gaji yang bisa bisa membantu proses administrasi untuk penggajian karyawan menjadi lebih mudah, cepat dan praktis jika harus dibandingkan dengan mencetak atau menulisnya satu per satu.

Fitur yang Wajib Ada pada Sistem Absensi Kehadiran

1. Dapat Diakses Melalui Smartphone
Penggunaan smartphone kini tidak lagi sekedar bagian dari gaya hidup modern, tetapi juga merupakan kebutuhan yang perlu dipenuhi demi kelancaran komunikasi baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Contohnya saja perihal penggunaan smartphone sebagai pendukung komunikasi perusahaan seperti keberadaan grup chat kantor yang digunakan untuk mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan itu sendiri.

Para penyedia layanan HRIS seharusnya dapat memberikan akses khusus bagi masing-masing karyawan. Menyediakan aplikasi yang dapat digunakan di smartphone juga sangat penting.

Dengan begitu, karyawan maupun pengelola perusahaan dapat dengan mudah mengakses serta mengelola informasi penting perusahaan secara lebih fleksibel.

Fleksibilitas semacam ini membuat karyawan dapat langsung melakukan absensi kehadiran tanpa perlu mengantri di depan mesin absensi kehadiran tiap harinya.

2. Kemampuan melacak lokasi absen
Pada saat ini ada beberapa perusahaan yang tidak mewajibkan setiap karyawannya untuk hadir ke kantor pada hari kerja. Hal tersebut disebabkan oleh beberapa kondisi yang membuat setiap karyawan harus tetap bekerja tanpa perlu datang ke kantor secara langsung.

Misalnya saja, ada karyawan tertentu yang diminta untuk mewakili perusahaan untuk menghadiri acara di luar kantor ataupun melakukan perjalanan bisnis ke luar kota.

Walaupun secara fisik karyawan tersebut tidak hadir ke kantor, kondisi-kondisi tersebut yang dapat membuat karyawan tetap dihitung masuk kerja.

Maka dari itu, sebuah sistem absensi kehadiran online sangat penting dimiliki oleh perusahaan. Dengan begitu, karyawan tetap bisa melakukan absensi kehadiran di lokasi yang sudah ditentukan berkat adanya kemampuan melacak lokasi absensi kehadiran pada sistem absensi kehadiran.

3. Kemampuan untuk validasi data absensi kehadiran
Selain kemampuan melacak lokasi absen yang memungkinkan perusahaan mengetahui dimana lokasi karyawan absen, sistem absensi kehadiran secara online juga harus memiliki fitur untuk memvalidasi data absensi kehadiran yang dilakukan.

Salah satu caranya adalah dengan melakukan validasi foto diri saat melakukan absensi kehadiran.

Lokasi serta waktu pengambilan foto tersebut dapat diketahui secara otomatis sehingga kemungkinan manipulasi kehadiran karyawan dapat diminimalisir. Data absensi kehadiran juga dapat langsung ditampung dalam database dan akan terintegrasi dengan data-data personal karyawan lainnya.

Untuk mendapatkan semua fitur tersebut Anda dapat menemukannya di aplikasi Talenta by Mekari. Mekari Talenta adalah merupakan platform berbasis HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya memiliki tujuan untuk mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi kehadiran, dan performance appraisal.

Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile employee-self service yang bisa memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone maupun jenis gadget mana pun.

Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga cukup lengkap, sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan, sehingga proses perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif pada perusahaan Anda.
Adapun Kelebihan Mekari Talenta, yakni sebagai berikut:

1. Fitur yang Beragam
Keunggulan dari Talenta by Mekari ini salah satunya adalah fitur yang disediakan cukup beragam. Mulai dari pinjaman tunai, halaman rekrutmen, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta by Mekari ini, berikut ini detail fiturnya
-Fitur Payroll
Fitur ini akan membantu perusahaan Anda untuk menghitung dan membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll ini lebih efektif dan efisien karena bisa dilakukan di mana saja sehingga lebih fleksibel.
-Fitur Manajemen Waktu
Tim HR perusahaan dapat dengan mudah melakukan berbagai otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan oleh karyawan.
-Fitur absensi kehadiran Mobile
Dengan fitur ini, seluruh karyawan bisa melakukan absensi kehadiran di mana saja. Fitur ini juga dapat memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi kehadiran karyawan sewaktu-waktu.
-Fitur Database Karyawan
Fitur ini sangat berguna karena dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Mekari Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan Anda bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang Efektif dan Responsif
Customer Service dari Mekari Talenta akan dengan sigap membantu Anda jika mengalami kendala atau pertanyaan seputar penggunaan Mekari Talenta hanya dalam hitungan menit saja.

Mekari Talenta tentu akan sangat membantu Anda dalam hal mengatur sumber daya manusia perusahaan. Apalagi mayoritas perusahaan sudah menerapkan sistem kerja WFH sehingga pemanfaatan teknologi sangat diperlukan agar bisa lebih optimal.

Dengan adanya fitur-fitur Talenta by Mekari maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan akan jauh lebih baik dan lebih optimal daripada hanya menggunakan cara manual.

Oleh karena itu, Anda bisa segera mencoba menggunakan Mekari Talenta yang dapat diakses melalui https://mekari.com/produk/absensi-kehadiran-online/. Semoga bermanfaat!

#Ulasa Sistem Absensi Karyawan dan Perusahaan