Kamis, 29 September 2022 09:15

Aplikasi Kepegawaian, Tujuan, Fungsi, dan Manfaatnya untuk Bisnis

Nur Hidayat Said
Konten Redaksi Rakyatku.Com
Ilustrasi. (Foto: Freepik)
Ilustrasi. (Foto: Freepik)

Tujuan dari pengembangan aplikasi kepegawaian adalah untuk mendukung integritas data, kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolaan sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan dan fungsi dalam bidang administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien.

RAKYATKU.COM - Salah satu dasar atau referensi penting dalam penetapan sebuah kebijakan di bidang kepegawaian adalah data pegawai, berupa data individu masing-masing pegawai lengkap dengan riwayatnya. Kegiatan administrasi kepegawaian akan berpengaruh pada keadaan data perorangan pegawai maupun secara keseluruhan.

Namun, seringkali perubahan–perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para pelaksana administrasi yang lain. Keberadaan perangkat komputer tidak terlalu banyak membantu, karena data disimpan dan dikelola oleh masing-masing pelaksana dan tidak dalam satu kesatuan platform. Akibatnya dalam hal data pokok atau data induk sekalipun, bisa perlu waktu lama untuk menemukannya, bahkan memungkinkan terjadi kesalahan.

Aplikasi kepegawaian adalah sebuah sistem untuk pengelolaan data dan kegiatan kepegawaian pada sebuah instansi, misalnya saja pada instansi Sekolah, instansi Pemerintahan dan lain sebagainya. Program aplikasi Aplikasi kepegawaian bisa dibuat dengan berbasis Desktop juga bisa dibuat berbasis web (web base).

Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (Simpeg) merupakan suatu aplikasi kepegawaian yang berfungsi untuk mengelola data, manajemen dan administrasi kepegawaian sebuah instansi, perguruan tinggi ataupun perusahaaan. Aplikasi kepegawaian menjadi solusi tepat bagi sebuah instansi, perusahaaan ataupun perguruan tinggi dalam mengatasi masalah manajemen kepegawaian.

Simpeg atau aplikasi kepegawaian didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. (Priyanto, 2008).

Secara spesifik tujuan dari pengembangan Simpeg/aplikasi kepegawaian adalah untuk mendukung integritas data, kemudahan pengaksesan, dan kemudahan pengelolaan sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan dan fungsi dalam bidang administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien.

Dari aplikasi Simpeg ini kita akan banyak mendapat manfaat seperti pencarian data pegawai dengan mudah dan cepat, untuk membuat laporan sangat mudah dibandingkan dengan secara manual, memudahkan pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian, dapat melihat informasi pegawai secara cepat dan akurat, dapat denga cepat merencenakan kebutuhan pegawai dan masih banyak yang lain.

Sponsored by MGID

Manfaat Menggunakan Aplikasi Kepegawaian
Manfaat implementasi aplikasi kepegawaian adalah dapat terwujudnya suatu sistem informasi manajemen yang berintegrasi dalam suatu jaringan komputer, yang mampu menghasilkan informasi bermutu untuk menunjang pengambilan keputusan manajemen kepegawaian di lingkungan instansi. Kegiatan ini juga mendukung proses bisnis serta kelangsungan sebuah instansi, perusahaan, ataupun perguruan tinggi.

Oleh karena itu, komitmen sebuah instansi untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen dengan aplikasi kepegawaian haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi menguntungkan bagi pengguna.

Mengingat banyaknya manfaat yang didapat ketika Anda mengintegrasikan aplikasi kepegawaian Anda. Simak berbagai manfaatnya berikut ini.

1. Mengurangi Pekerjaan Manual
Tidak semua pekerjaan HR akan selesai hanya dengan 1 aplikasi, bahkan aplikasi yang sudah terintegrasi sekalipun. Anda masih memiliki pekerjaan manual yang hanya bisa dikerjakan dengan hadirnya Anda sebagai pemikir.

2. Data dan Informasi Karyawan Lebih Rapi
Karena Anda hanya menggunakan 1 aplikasi yang sudah meliputi banyak data, maka data-data Anda akan ada dalam 1 wadah yang terstruktur. Sehingga ketika Anda membutuhkan suatu data dari karyawan tertentu, misalnya, akan lebih mudah dicari dengan memasukkan nomor ID karyawan tersebut.

3. Mengurangi Risiko Data Hilang dan Rusak
Ketika Anda menggunakan aplikasi karyawan yang terintegrasi, biasanya Anda akan difasilitasi pemberi layanan aplikasi tersebut dengan server atau cloud penyimpanan data. Sehingga nantinya setiap data akan Anda unggah ke server tersebut.

4. Dapat Diakses Langsung oleh Karyawan
Dengan aplikasi simpeg online, karyawan Anda tidak perlu lagi repot ketika ingin mengetahui beberapa hal, misalnya slip gaji. Karena mereka dapat langsung melihat data-data yang ia perlukan tanpa harus memintanya kepada HR atau bagian lain. Selain itu, Anda sendiri juga akan dimudahkan ketika harus memberi orientasi kepada karyawan baru.

5. Mempermudah Proses Analisis Data Karyawan
Evaluasi kinerja ini akan membutuhkan banyak data dan laporan yang dikeluarkan pada tahun atau periode tersebut. Bahkan untuk evaluasi kinerja perusahaan, Anda membutuhkan laporan pada periode sebelumnya. Jika Anda menggunakan 1 aplikasi karyawan yang terintegrasi, Anda akan lebih mudah mengumpulkan data dan laporan tersebut tanpa butuh waktu yang lama akibat aplikasi yang terlalu banyak.

Fitur-Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi Kepegawaian

1. Fitur Data Pegawai
Fitur Data Pegawai, menampilkan semua detil data (data pribadi, keluarga, riwayat pendidikan, riwayat pangkat, riwayat jabatan akademik, riwayat jabatan structural, riwayat penelitian, riwayat pengabdian masyarakan, penghargaan, sertifikat, pelatihan, tugas kelembagaan dan sebagainya). Pada fitur ini setiap pegawai bisa melakukan insert / edit data kemudian divalidasi oleh bagian kepegawaian.

2. Fitur Permohonan Cuti
Fitur Pengajuan Cuti, setiap pegawai bisa mengajukan cuti secara online kemudian akan dilakukan proses persetujuan oleh atasan berupa notifikasi email dan selanjutnya divalidasi oleh bagian kepegawaian.

3. Fitur Kenaikan Berkala
Fitur Kenaikan Berkala sistem akan melakukan proses otomatis pengecekan dan pengajuan kenaikan pangkat berkala dan gaji berkala pegawai.

4. Fitur Penilaian Kinerja Pegawai
Fitur Penilaian Kinerja Pegawai, proses penilaian yang terdapat pada Aplikasi Kepegawaian yang dikembangkan oleh Talenta adalah sasaran kinerja pegawai (SKP). Namun, terkadang tiap institusi mempunyai proses penilaian kinerja pegawai yang khusus sehingga dalam fitur ini perlu penyesuaian alur proses penilaian kinerja pegawai sesuai institusi yang ada.

5. Fitur Presensi Pegawai
Fitur Presensi Pegawai, merupakan fasilitas untuk menampilkan daftar presensi pegawai baik setiap hari atau rekap per bulan. Fitur ini juga dilengkapi dengan proses penarikan data dari mesin Presensi seperti Mesin Fingerprint, Handkey dan sebagainya.

6. Fitur Rekrutmen Pegawai
Fitur Rekrutmen Pegawai, tiap Unit Kerja bisa melakukan untuk membuka lowongan kerja sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan. Pelamar yang melamar untuk selanjutnya bisa melakuan proses seleksi pegawai mulai dari proses administrasi, psikotes sampai diangkat menjadi pegawai baru.

7. Fitur Payroll/Pengganjian
Fitur Payroll/ Penggajian, fitur ini adalah fitur yang sangat berguna bagi institusi untuk melakukan manajemen payroll. Dalam fitur ini terdapat proses perhitungan komponen-komponen gaji seperti gaji pokok, tunjangan, lembur, honor, potongan, pinjaman dan pajak.

8. Fitur Angka Kredit Pegawai
Fitur Angka Kredit, mencatat angka kredit pegawai. Dalam fitur ini juga dilengkapi dengan fasilitas simulasi perhitungan nilai per periode

9. Fitur Beban Kerja Pegawai
Fitur Beban Kerja Pegawai, pegawai melakukan input rubrik beban kerja pegawai kemudian dilakukan penilaian.

Kelebihan Aplikasi Kepegawaian Mekari Talenta
Aplikasi Kepegawaian yang dikembangkan berbasis web, sehingga bisa diakses dari manapun melalui jaringan internet. Disertai dengan keamanan data dan pencatatan log user yang melakukan transaksi aplikasi. Sehingga lebih aman dan bisa dilakuan proses monitoring dan kontrol data.

Terdapat menu laporan yang bisa dikonversi tipe dokumen menjadi dokumen word, excel dan pdf. Fitur pencarian data dan sorting data tiap halaman, sehingga memudahkan user untuk melakukan pencarian data yang diinginkan serta sorting data. Aplikasi yang dikembangkan saat ini sudah support mobile responsive Website sehingga bisa dibuka melalui Smartphone dengan tampilan yang responsif.

Aplikasi Simpeg yang dikembangkan oleh Talenta berbasis web, sehingga bisa diakses dari manapun melalui jaringan internet. Disertai dengan keamanan data dan pencatatan log user yang melakukan transaksi aplikasi. Sehingga lebih aman dan bisa dilakukan proses monitoring dan kontrol data. Terdapat menu laporan yang bisa dikonversi tipe dokumen menjadi dokumen Word, Wxcel dan Pdf.

Fitur pencarian data dan sorting data tiap halaman, sehingga memudahkan user untuk melakukan pencarian data yang diinginkan serta sorting data. Aplikasi yang dikembangkan saat ini sudah support Mobile Responsive Website sehingga bisa dibuka melalui Smartphone dengan tampilan yang responsif.

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Aplikasi Simpeg dari Talenta dilengkapi dengan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur pada Aplikasi Simpeg dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Mekari Talenta

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya
-Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
-Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
-Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
-Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kustomisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim support yang efektif dan responsif
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja. Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal.

Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas. Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

#Manfaat Aplikasi Kepegawaian