RAKYATKU.COM - Dewasa ini, aplikasi employee merupakan salah satu perangkat lunak yang sangat dibutuhkan oleh baik perusahaan maupun bisnis. Apalagi sejak terjadinya pandemi Covid-19.
Pandemi memaksa semua sektor untuk bermigrasi menjadi digital. Begitu pula dengan aplikasi employee yang mengatur manajemen absensi dan pemantauan kinerja karyawan. Pada awalnya, semua aktivitas tersebut dilakukan secara manual. Seiring berjalannya waktu, khususnya saat pandemi korona, aplikasi employee semakin dibutuhkan dan menjadi vital digunakan.
Alasan mengapa aplikasi employee semakin dibutuhkan adalah adanya Employee Self Service (ESS). ESS adalah fitur yang ditawarkan oleh aplikasi employee berbasis sistem Human Resource Information System (HRIS) yang modern dan canggih.
ESS adalah portal yang dapat digunakan para karyawan untuk sign in ke akun mereka masing-masing dan mengakses data human resource mereka. Data yang dapat diakses termasuk informasi pribadi dan jatah cuti. Selain itu, para karyawan juga dapat menggunakan ESS untuk menyampaikan request cuti, sakit atau izin kepada manajer mereka.
Mengapa Aplikasi Employee Self Service Penting untuk Dimiliki Perusahaan?
ESS memberikan keuntungan baik untuk karyawan maupun perusahaan itu sendiri. Dengan menggunakan ESS, karyawan dapat dengan mudah mengubah informasi terkait dengan diri mereka sendiri, seperti alamat dan nomor telepon yang bisa dihubungi.
Selain itu, proses pengajuan izin, cuti atau sakit juga akan terasa lebih nyaman dan cepat bagi karyawan karena mereka dapat mengajukan kapan pun dan di mana pun selama mereka memiliki akses internet. Bukan hanya melalui komputer atau laptop, ESS juga bisa diakses melalui aplikasi ponsel. Para manajer pun bisa langsung mengecek dan memberikan approval dari ponsel mereka secara instan, walaupun sedang tidak berada di tempat.
Bagaimana dengan perusahaan yang menggunakan aplikasi employee? Dengan adanya ESS, perusahaan dapat secara real-time memantau produktivitas dan efisiensi karyawan melalui data absensi karyawan.
Selain itu, perusahaan juga dapat menghemat beban operasional karena proses pencatatan absensi yang tadinya manual secara otomatis dilakukan oleh sistem, karyawan HRD yang tadinya mungkin lembur untuk mengurus absensi jadi tidak perlu lembur lagi, sehingga perusahaan tak perlu membayar biaya lembur. Akurasi pun juga jauh lebih terjamin.
Fungsi dan Peran ESS
Kemunculan ESS saat ini tentu saja memiliki peran dan tujuan, dimana sistem ini memudahkan pekerjaan bagian personalia (HR) serta karyawan lainnya untuk mendapatkan haknya dalam bekerja.
1. Peran ESS Dalam Perusahaan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan Access Corp, perusahaan yang tidak menerapkan ESS atau teknologi berbasis HRIS cenderung menghabiskan waktu kerja administrasi HR kurang lebih 65% dari keseluruhan pekerjaan.
Dari penelitian yang sama menunjukkan bahwa perusahaan yang sudah menerapkan sistem ESS mampu memangkas waktu kerja tim HR sebanyak 40 sampai 60 persen. Tentu angka tersebut terbilang efisien dan menjadikan tugas lebih ramping.
Tak hanya itu, bahkan dengan sistem ini perusahaan dapat memangkas biaya sampai dengan 30% sehingga memungkinkan perusahaan untuk membangun budaya kerja yang lebih humane. Maksudnya adalah membangun tempat kerja yang berorientasikan pada kepuasan pekerja.
Selain itu, ESS juga berperan dalam menghilangkan bottleneck terhadap proses kerja yang dilakukan HR. Bottleneck seringkali terjadi disebabkan oleh human error dalam memproses data. Tentu saja hal ini sangat membuang waktu dan merugikan perusahaan baik dari segi biaya operasional maupun keamanan data.
Oleh karena itu, adanya ESS juga memungkinkan perusahaan menyimpan seluruh data internal termasuk karyawan dengan aman. Hal ini dikarenakan data yang tersimpan dalam sistem komputasi cloud sudah terenkripsi dan selalu update dengan cepat sehingga risiko kehilangan atau kerusakan data dapat diminimalkan.
Peran ESS berikutnya yaitu sebagai alat untuk manajemen krisis. Seperti yang kita tahu, kemunculan virus covid-19 membuat dunia dilanda krisis kesehatan dan inilah alasan terbesar ESS diciptakan. Dampak pandemi mengharuskan kegiatan bisnis tidak lagi dilaksanakan di kantor melainkan dilakukan dari rumah.
Melalui sistem ini, perusahaan dapat mempersiapkan manajemen krisis seperti beberapa tahun belakangan ini untuk membantu karyawan bekerja dari rumah atau work from home.
2. Peran ESS Untuk Karyawan
Seiring berkembangnya waktu, kepuasan karyawan sangat dipengaruhi oleh beberapa poin, di antaranya sebagai berikut.
-Apresiasi pekerjaan
-Transparansi
-Work life balance
-Keamanan kerja
Poin-poin tersebut dapat tercipta jika perusahaan mempunyai sistem lingkungan kerja yang kondusif dan employee center. Disinilah teknologi HRIS berperan penting dalam menciptakan kepuasan karyawan, salah satunya melalui ESS.
Jadi, pada intinya peran utama bagi ESS yaitu memberikan independensi kepada karyawan dan meningkatkan kepuasan kerja. Bagaimana bisa itu terjadi? Tentu saja bisa, independensi yang didapatkan karyawan melalui ESS.
-Sistem absensi online
-Sebagai aplikasi cuti karyawan
-Slip gaji online
-Assign kerja dan penjadwalan
-Akses informasi
Manfaat Penerapan Aplikasi Employee Self Services
Jika Anda adalah seorang pemilik usaha, eksekutif dari sebuah perusahaan atau HRD manager dari sebuah perusahaan. Apa reaksi anda saat ditanya “apakah anda ingin menerapkan aplikasi employee self services di perusahaan Anda?” maka kemungkinan akan ada dua jawaban yang muncul “ya” atau “tidak”.
Jawaban ya karena ESS tentu meningkatkan kualitas proses HRD di perusahaan, dan “Tidak” karena mungkin saja malah akan terjadi kekacauan di perusahaan karena banyak aturan yang berganti dan bagaimana kerahasiaan data sensitif seperti gaji dapat terjaga?
Nyatanya, aplikasi employee self service dapat melakukan hal lebih dari yang anda bayangkan. Manfaatnya akan anda ketahui saat Anda menemukan bahwa ESS mampu menjawab keraguan anda untuk mengimplementasikan ESS. Berikut ini adalah manfaat dari penerapan ESS di perusahaan anda :
1. Data yang lebih akurat
Apakah Anda selalu memperbaharui data karyawan anda. Mungkin beberapa data cenderung tidak mengalami perubahan dalam jangka waktu dekat seperti data identitas, data keluarga, data perpajakan dll. Namun apakah anda yakin data data pribadi seperti kontak nomor telepon, alamat email pribadi, alamat tempat tinggal sekarang adalah data yang paling akurat?
Data data yang cenderung sering berubah dalam waktu singkat membuat anda bertanya apakah diperlukan untuk memperbaharui datanya? Data data seperti data kontak karyawan merupakan data yang sangat penting untuk diperbarui karena berhubungan dengan akses komunikasi dengan karyawan tersebut. Namun apakah anda sendiri yakin untuk merubah data tersebut untuk seluruh karyawan anda dan menanyakannya setiap saat, tentu tidak.
Cara yang paling mudah untuk melakukan update terhadap data tersebut adalah meminta karyawan untuk melakukan perubahan sendiri atas data data dirinya. Karyawan bertanggung jawab untuk update dari setiap data dirinya yang ada dalam sistem. Proses ini tentu akan rumit apabila karyawan tidak memiliki akses kedalam sistem untuk sekedar melihat atau merubah data data atas dirinya sendiri. Dan hal ini dapat dengan mudah dilakukan apabila Anda menerapkan aplikasi employee self service di perusahaan anda.
2. Meningkatkan efisiensi
Aplikasi employee self service dapat digunakan oleh karyawan untuk melakukan pengajuan ijin dan cuti secara online dan real time. Pada Akhirnya mereka tidak lagi memerlukan permohonan cuti dan ijin melalui form kertas, mengirim email ke atasan, HRD atau departemen terkait. Atau menanyakan status form kertasnya apakah sudah ditandatangani atau belum.
Penggunaan aplikasi employee self service ini berarti akan ada waktu yang lebih yang daoat digunakan untuk hal lain dan mengurangi pekerjaan administrasi yang tidak diperlukan.
3. Check dan re-check
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, ESS memungkinkan karyawan untuk login kedalam sistem dan melihat data data atas dirinya sendiri. Dengan hal ini karyawan dapat secara aktif dan mandiri melakukan pengecekan apakah data yang telah terinout di sistem adalah data yang valid. Apabila ternyata data yang diinput adalah data yang tidak valid karyawan dapat menanyakan atau langsung mengubah data (jika diperbolehkan) agar data tersebut menjadi benar.
4. Ramah lingkungan
Aplikasi employee self service merupakan aplikasi yang ramah terhadap lingkungan. Hal ini dikarenakan ESS mengeliminasi proses berbasis form kertas yang akan menambah daftar tumpukan kertas yang sebenarnya tidak penting untuk disimpan. Banyak orang yang bekerja kantoran mengeluhkan apabila mereka melihat tumpukan folder dan kertas yang tidak tersusun rapi.
ESS mengeliminasi hal ini dengan menyajikan penyampaian informasi berbasis elektronik sehingga anda tidak lagi membutuhkan untuk mencetak form kertas. Pada zaman sekarang sudah banyak kampanye kampanye ramah lingkungan yang digaungkan oleh banyak perusahaan, salah satunya adalah kampanye “think before you print”. Merupakan kampanye untuk tidak sembarang mencetak sebuah data atauninformasi yang sebenarnya tidak perlu untuk di cetak.
5. Meningkatkan keamaan data
Berbicara tentang penyampaian data secara elektronik melalui ESS. Penyimpanan data yang dilakukan melalui ESS pun disimpan secara elektronik melalui media penyimpanan database.
Menyimpan data dalam bentuk kertas sudah tidak lagi dilakukan dalam 10 tahun terakhir. Selain menghabiskan lebih banyak ruang untuk menyimpan, keamanan data yang disimpan secara online pun menjadi kian dipertanyakan. Apakah anda masih yakin menyimpan data anda secara fisik? Kertas merupakan benda yang memiliki resiko tinggi dalam menyimpan sebuah data.
Anda tidak dapat melakukan enkripsi pada data tersebut. Kemungkinan data tersebut rusak juga sangat tinggi karena kertas rentan sekali terhadap air, api bahkan rayap. Menyimpan data HRD secara elektronik merupakan pilihan tepat untuk saat ini dan ESS membuat proses penyimpanan tersebut menjadi semakin cepat.
Tips Memilih Sistem ESS yang Tepat
Perusahaan Anda siap untuk menerapkan ESS? Apabila Anda sedang mencari sistem ESS yang tepat untuk perusahaan Anda, ada baiknya mengikut tips berikut ini.
Pertama, Anda perlu mencari layanan penyedia software as a service (SaaS). Alasannya adalah Anda tidak perlu repot-repot lagi membangun mainframe sendiri dan tidak perlu juga tenaga IT untuk mengelola sistem karena biayanya pasti mahal. Anda hanya perlu menyewa pengembang software ESS dan sistemnya siap digunakan.
Kedua, cari layanan yang memiliki after sales atau konsultasi yang baik dan bisa melayani kebutuhan perusahaan Anda secara profesional.
Ketiga, sistem ESS yang Anda pilih harus memiliki fitur lengkap, seperti terintegrasi dengan mesin absensi sidik jari. geotagging, dan fitur keamanan lainnya.
Terakhir, pastikan penyedia layanan memiliki reputasi yang baik dan terpercaya karena hal ini terkait keamanan data terlebih ESS bisa jadi investasi jangka panjang bagi perusahaan.
Apakah kini anda tertarik untuk mengimplementasikan ESS di perusahaan anda? Bagaimana, tertarik untuk menerapkan sistem ini di perusahaan Anda?
Talenta hadir sebagai solusi untuk membantu mempersingkat pekerjaan HRD dalam ESS di perusahaan.
Talenta dilengkapi dengan berbagai fitur canggih, salah satunya adalah fitur aplikasi absensi karyawan yang bisa diakses melalui smartphone sehingga Anda bisa mengorganisasi kehadiran kerja dengan praktis, mudah, dan efisien.
Tertarik untuk mencoba Talenta? Isi formulir di https://www.talenta.co/fitur/employee-self-service-ess/ untuk jadwalkan demo Talenta dengan sales kami dan konsultasikan masalah HR Anda kepada Talenta!
