RAKYATKU.COM - Aplikasi presensi online kini sudah tersedia. Sistem absensi yang menggunakan Global Positioning System (GPS) ini tentu lebih tepat digunakan di era digital seperti sekarang. Terlebih, saat ini masih masa pandemi COVID-19, yang sebagian besar perusahaan menerapkan kerja dari rumah atau Work From Home (WFH).
Apakah Sistem Absen Ceklok dan Fingerprint Sudah Tidak Efektif?
Sistem absensi seperti apa yang masih Anda terapkan di perusahaan? Absen "ceklok"? Absen dengan menggunakan kertas, lalu dimasukkan ke dalam mesin pencatat waktu, tentu sudah tidak efektif dan efisien. Sistem ini mengharuskan seluruh karyawan hadir di kantor. Sehingga sudah banyak perusahaan yang beralih ke sistem absensi digital di era yang serba teknologi seperti sekarang.
Sistem absensi manual sangat mudah dicurangi. Karyawan bisa minta “titip absen” pada teman. Data absensi pun tidak sesuai dengan kedatangan karyawan di kantor.
Belum lagi soal biaya, baik biaya perbaikan atau biaya penyediaan kertas untuk mesin absensi ceklok dan fingerprint setiap bulannya.
Sistem absensi fingerprint pun juga masih mudah dicurangi. Karyawan bisa melakukan pemalsuan sidik jari atau mengakali mesin absensi.
Selain itu, absensi fingerprint sangat berpotensi dalam menularkan virus antar karyawan, misalnya saat masa pandemi COVID-19. Karyawan WFH juga akan kesulitan untuk ambil absen jika mesin fingerprint-nya di kantor.
Keunggulan Mesin Aplikasi Presensi Online
Kini, sudah waktunya Anda ikut memanfaatkan teknologi terbaru dalam penerapan absensi di perusahaan, yaitu aplikasi presensi online. Inilah sifstem absensi yang tepat.
Berikut beberapa keunggulan mesin aplikasi presensi online yang wajib Anda ketahui:
1. Absensi Menggunakan Face Print
Alih-alih menggunakan mesin fingerprint, aplikasi presensi online ini menggunakan teknologi yang dapat melakukan scan wajah karyawan. Jadi, dapat disebut sebagai absen selfie, absen face print, atau absensi scan wajah.
Dengan demikian, para karyawan akan kesulitan memalsukan data kehadiran. Sebab, mereka harus menggunakan wajah masing-masing.
2. Bisa Diakses di Mana Saja
Absensi kehadiran berbasis GPS. Sudah tentu bisa dilakukan di mana saja. Perusahaan dapat memonitor titik absensi karyawan melalui teknologi GPS saat di rumah (WFH), kantor atau saat para tim sales melakukan kunjungan klien.
3. Karyawan Cukup Selfie Sambil Absen
Biaya perawatan tiap bulan? Menyediakan kertas untuk absensi? Tidak perlu.
Aplikasi presensi online ini menggunakan ponsel masing-masing karyawan. Mereka tidak perlu bersusah payah datang ke kantor untuk melakukan absen. Cukup download aplikasi aplikasi presensi online di ponsel, lakukan verifikasi wajah dan lakukan selfie pada saat ambil absen. Mudah bukan?
4. Dapat Report Secara Langsung
Tim HRD juga akan lebih mudah memantau dan memonitor karyawan yang mobilitasnya tinggi. Terlebih karyawan sales yang setiap harinya harus pergi bertemu klien atau mencari klien baru.
Dengan menggunakan aplikasi presensi online, Anda dan tim HRD dapat memonitor keberadaan sales. Sistem absensi ini bisa memberikan report secara real-time, kapan pun Anda butuhkan.5. Kelola Reimbursement Online
Jangan berpikir bahwa sistem absensi hanya bisa melakukan pencatatan kehadiran karyawan. Absensi dengan sistem GPS ini juga bisa mengelola reimbursement secara digital.
Karyawan di bagian marketing bisa mengirim tagihan-tagihan transportasi dan akomodasi, melalui aplikasi presensi online ini. Mereka hanya perlu memotret struk tagihan, lalu mengirimkannya melalui aplikasi absensi. Mereka tidak perlu lagi datang ke kantor hanya untuk mengantar tagihan tersebut.
Cara ini tentu sangat memudahkan. Selain itu, dapat meminimalkan risiko hilangnya dokumen penting untuk keperluan reimbursement.
6. Cegah Kecurangan dan Pangkas Biaya
Secara keseluruhan, aplikasi yang menggunakan aplikasi atau absensi berbasis web ini akan meminimalkan kecurangan di antara karyawan. Biaya operasional perusahaan pun dapat ditekan. Pada akhirnya, produktivitas karyawan semakin tinggi sehingga performa perusahaan pun dapat meningkat.
7. Menekan Biaya
Dengan penggunaan aplikasi absensi Talenta by Mekari, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mesin fingerprint di banyak tempat. Karyawan hanya cukup melakukan absensi dengan cara selfie di smartphone masing-masing.
Apabila ponsel karyawan tertinggal, dapat menggunakan fitur lend app yang memungkinkan karyawan untuk tetap absen dengan meminjam ponsel milik teman kantor. Cara tersebut dinilai praktis dan dapat menekan biaya perusahaan.
8. Aman dari Manipulasi
Talenta by Mekari melakukan absensi dengan swafoto, lalu akan diverifikasi dengan teknologi face recognition. Jika foto sesuai data wajah karyawan, maka sistem mengonfirmasi dan mencatat sebagai kehadiran.
Teknologi lain yang digunakan adalah Global Positioning System (GPS), yang membuat karyawan hanya dapat melakukan absen sesuai dengan lokasi yang ditentukan oleh perusahaan. Data absensi akan disimpan di server cloud dan terenkripsi dengan algoritma yang rumit sehingga tidak dapat diubah oleh siapapun.
9. Memudahkan Pemantauan Kehadiran
Karyawan melaporkan kehadiran dengan melakukan clock in dan clock out yang menggunakan teknologi GPS. Dimana teknologi tersebut dapat memverifikasi lokasi karyawan. Apabila perusahaan Anda memiliki banyak kantor cabang, Anda dapat memantau kehadiran karyawan di berbagai tempat melalui aplikasi ini.
10. Memudahkan Absensi Karyawan Remote
Apabila perusahaan Anda mempekerjakan karyawan remote, misalnya sales. Maka Talenta by Mekari memungkinkan mereka tetap dapat melakukan absen di luar kantor melalui aplikasi. Hal ini memudahkan karyawan untuk tetap fokus terhadap tugas tanpa takut menghabiskan waktu pergi ke kantor hanya untuk melakukan absensi.
Talenta by Mekari pun didesain untuk mengakomodasi karyawan yang bekerja tanpa kantor, misalnya dengan fitur pemantau jadwal kerja karyawan. Aplikasi ini juga memudahkan karyawan menagih penggantian biaya ke perusahaan melalui fitur reimbursement.
11. Data Absensi Disajikan Secara Real-Time
Aplikasi absensi Talenta by Mekari mencatat dan menghitung kehadiran secara otomatis, sehingga data absensi yang ditampilkan real-time. Anda tak perlu lagi menghitung absensi karyawan menjelang penggajian. Karena dengan adanya software ini, Anda bisa mendapatkan data terkini kehadiran karyawan. Aplikasi ini akan memudahkan menganalisa data absensi dan membantu pengambilan keputusan secara cepat.
Fitur yang Wajib Ada Pada Aplikasi Absensi Online
Penggunaan aplikasi absensi online memungkinkan setiap karyawannya mencatat jadwal kerjanya melalui aplikasi sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantauan. Karyawan yang memiliki mobilitas yang tinggi juga dapat dipantau lewat laporan yang real-time. Berikut ini beberapa fitur yang wajib ada pada sistem absensi online:
1. Dapat Diakses Melalui Smartphone
Penggunaan smartphone kini tidak lagi sekedar bagian dari gaya hidup modern, tetapi juga merupakan kebutuhan yang perlu dipenuhi demi kelancaran komunikasi baik bagi karyawan maupun perusahaan. Contohnya saja perihal penggunaan smartphone sebagai pendukung komunikasi perusahaan seperti keberadaan grup chat kantor yang digunakan untuk mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan itu sendiri.
Para penyedia layanan HRIS seharusnya dapat memberikan akses khusus bagi masing-masing karyawan. Menyediakan aplikasi presensi online yang dapat digunakan di smartphone juga sangat penting.
Dengan begitu, karyawan maupun pengelola perusahaan dapat dengan mudah mengakses serta mengelola informasi penting perusahaan secara lebih fleksibel. Fleksibilitas semacam ini membuat karyawan dapat langsung melakukan absensi tanpa perlu mengantre di depan mesin absensi tiap harinya.
2. Kemampuan Melacak Lokasi Absen
Pada saat ini ada beberapa perusahaan yang tidak mewajibkan setiap karyawannya untuk hadir ke kantor pada hari kerja. Hal tersebut disebabkan oleh beberapa kondisi yang membuat setiap karyawan harus tetap bekerja tanpa perlu datang ke kantor secara langsung. Misalnya saja, ada karyawan tertentu yang diminta untuk mewakili perusahaan untuk menghadiri acara di luar kantor ataupun melakukan perjalanan bisnis ke luar kota. Walaupun secara fisik karyawan tersebut tidak hadir ke kantor, kondisi-kondisi tersebut yang dapat membuat karyawan tetap dihitung masuk kerja.
Maka dari itu, sebuah sistem absensi online sangat penting dimiliki oleh perusahaan. Dengan begitu, karyawan tetap bisa melakukan absensi di lokasi yang sudah ditentukan berkat adanya kemampuan melacak lokasi absensi pada aplikasi presensi online.
3. Kemampuan untuk Validasi Data Absensi
Selain kemampuan melacak lokasi absen yang memungkinkan perusahaan mengetahui dimana lokasi karyawan absen, sistem absensi online juga harus memiliki fitur untuk memvalidasi data absensi yang dilakukan. Salah satu caranya adalah dengan melakukan validasi foto diri saat melakukan absensi.
Lokasi serta waktu pengambilan foto tersebut dapat diketahui secara otomatis sehingga kemungkinan manipulasi kehadiran karyawan dapat diminimalkan. Data absensi juga dapat langsung ditampung dalam database dan akan terintegrasi dengan data-data personal karyawan lainnya.
Talenta by Mekari, Sistem Aplikasi Presensi Online
Anda sudah tahu kelebihan sistem aplikasi presensi online, kan? Sistem aplikasi presensi online bisa Anda dapatkan di aplikasi Talenta by Mekari. Ketika perusahaan harus terus berjalan, sementara pandemi mengharuskan sebagian besar karyawan untuk work from home (WFH), Talenta by Mekari bisa memudahkan segalanya. Mengelola kehadiran karyawan, memudahkan karyawan agar tetap produktif, meminimalkan kecurangan, serta membuat rekap harian atau bulanan, Talenta by Mekari lah solusinya.
Kelebihan Talenta by Mekari:
1. Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya:
-Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
-Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
-Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
-Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
3. Tim Support yang Efektif dan Responsif
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengondisian karyawan dengan sistem presensi online otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Jangan bingung menghadapi new normal. Talenta by Mekari benar-benar hadir memberikan solusi yang tepat dan mudah, agar operasional perusahaan Anda tetap berjalan dengan semestinya. Talenta dapat kamu akses dengan mudah di https://www.talenta.co/. Tunggu apa lagi? Yuk, pakai Talenta sekarang dan dapatkan gratis akses selama 14 hari. (*)
