RAKYATKU.COM - Seperti yang telah diketahui, departemen HR adalah tim yang bertugas mengelola karyawan dan pekerja lepas yang bekerja untuk sebuah perusahaan.
HR bertanggung jawab untuk mengelola rotas, cuti berbayar, absen, dan keterlambatan. Namun, waktu dan kehadiran lebih dari sekadar siapa yang bekerja dan kapan setiap hari; itu juga termasuk mengelola cuti orang tua, sakit jangka panjang, cuti panjang, pengurangan jam kerja, dan jenis cuti atau perubahan shift lainnya.
Bisnis yang terus berkembang menjadikan perusahaan harus terus berinovasi untuk dapat bertahan dalam persaingan. Salah satu inovasinya yaitu melalui perbaikan kualitas sumber daya manusia (SDM) yang menjadi pendukung penting untuk keberlanjutan bisnis perusahaan. Perubahan SDM dapat dilakukan melalui transformasi digital bisnis dengan memanfaatkan software HRD.
Dalam bertransformasi, perubahan SDM juga perlu diperhatikan karena arus informasi digital yang semakin cepat membuat yang lambat jadi penghambat. Staf dan manajer HRD setidaknya harus memiliki kemampuan literasi digital yang mumpuni sehingga bisa beradaptasi dan berperan secara optimal dalam memanfaatkan teknologi melalui penggunaan software HRD.
Penggunaan aplikasi menjadi sebuah kebutuhan tersendiri apalagi dengan perubahan situasi seperti kondisi pandemi kini. Kebijakan terkait pencegahan penyakit Covid-19 tidak memungkinkan seluruh karyawan masuk kantor seperti biasa. Perubahan ini akan berdampak pada software HRD perusahaan dalam mengatur jam kerja karyawannya berdasarkan peraturan yang berlaku. Sistem lama perlu diganti dengan aplikasi absensi yang contactless.
Manfaat Software HRD untuk Perusahaan
1. Dapat menghemat waktu
Bila dibandingkan dengan pengerjaan tugas HRD oleh tim HR secara manual, tentu bekerja dengan menggunakan software HR akan jauh lebih menghemat waktu. Pekerjaan terkait pengumpulan data personalia karyawan, manajemen absensi, libur, cuti hingga gaji karyawan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Pekerjaan administrasi yang perlu diselesaikan dapat tersusun rapi tepat pada waktunya dengan bantuan dari software ini.
Selain itu, karena software telah menggunakan sistem yang terintegrasi secara otomatis, tentu data yang Anda input di dalamnya akan lebih akurat. Adanya kesalahan input seperti data ganda dan lainnya juga dapat diketahui dengan segera agar perbaikan juga dapat dilakukan dengan cepat.
2. Mengurangi biaya
Tak hanya menghemat waktu, penggunaan software HR juga dapat memangkas biaya yang perlu dikeluarkan oleh perusahaan setiap bulannya. Bila perusahaan Anda masih menggunakan sistem manual, tentu Anda perlu merekrut admin HR dengan jumlah yang cukup banyak agar setiap pekerjaan terkait dengan karyawan dan urusan personalia dapat terselesaikan.
Banyaknya jumlah perekrutan ini tentu akan berdampak pada melonjaknya biaya yang perlu dikeluarkan perusahaan untuk menggajinya. Namun, dengan menggunakan software HR, pekerjaan akan lebih terorganisir tanpa memerlukan terlalu banyak admin sebagai pengelolanya. Hal ini tentu akan memberikan dampak positif terhadap pengurangan biaya yang perlu dikeluarkan oleh perusahaan.
3. Memudahkan kebutuhan akses informasi
Penggunaan aplikasi atau software HR di perusahaan Anda tentu dapat membantu untuk mempermudah akses terhadap informasi karyawan yang bekerja dalam perusahaan. Dengan adanya software ini, karyawan perusahaan dapat terlibat secara aktif untuk menambahkan informasi atau memperbarui data pribadinya dengan lebih mudah dengan adanya sistem yang terintegrasi.
Beberapa informasi terkait seperti perkembangan performa kerja, waktu cuti dan libur yang dapat diakses dengan mudah tentu akan membuat setiap karyawan memiliki kebanggaan tersendiri terhadap hasil yang dicapai dan memiliki motivasi untuk semakin meningkatkannya di waktu mendatang.
Kemudahan akses informasi dan transparansi yang diberikan oleh pihak perusahaan secara tidak langsung dapat meminimalkan ketidakpuasan karyawan dan justru menaikkan tingkat retensi dari karyawan.
4. Mengurangi terjadinya kesalahan
Banyaknya tugas yang perlu dilakukan oleh tim HR secara manual tak jarang membuat beberapa pekerjaan mengalami kesalahan (error) sehingga perlu dilakukan pengecekan ulang atau bahkan perbaikan data. Bila terjadi banyak kesalahan, tentu efektivitas kerja juga dapat menurun karena data atau laporan selesai dalam waktu yang lebih lama.
Dengan mulai menerapkan software HR, maka database terkait manajemen administrasi karyawan dan perusahaan tentu dapat dikelola dengan lebih rapi dan baik. Tak hanya itu, software yang telah sedemikian rupa terintegrasi dengan sistem dapat meminimalkan adanya error terkait data yang direkap di dalamnya sehingga pekerjaan tim HR dapat berjalan lancar dan lebih efektif.
5. Mendukung tugas dari tim HR
Bila dahulu tim HR dalam perusahaan hanya dikenal sebagai tim personalia yang berkaitan dengan dokumen – dokumen karyawan, rekrutmen, dan pengembangan karyawan, kini tugas tim HR semakin beragam karena ada hal lain di luar administrasi personalia yang perlu dihandle oleh tim HR, seperti perihal absensi, libur/cuti, hingga penggajian.
Penggunaan software yang tepat tentu dapat sangat membantu tim HR, sehingga tim dapat menyelesaikan tugas personalia dan tugas lainnya tepat waktu. Cukup kompleksnya tugas yang perlu dijalankan oleh tim HR ini tentu membuat Anda perlu memilih software HR yang tepat sesuai dengan perusahaan Anda sebagai pendukungnya.
Keunggulan Software HRD
Talenta merupakah salah satu pilihan software HRD terbaik di Indonesia. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur seperti sistem absensi mobile bagi karyawan dengan perpaduan teknologi Global Positioning System (GPS) dan biometrik face recognition ketika karyawan melakukan absen.
Dengan teknologi GPS secara online, aplikasi absensi ini dapat menawarkan kemudahan dan dapat menjawab tantangan HRD saat ini. Talenta dapat memastikan tingkat keakuratan tinggi dan mencegah pemalsuan lokasi kerja dari karyawan. HRD juga tidak akan ribet dalam hal pengecekan data karena prosesnya yang cepat serta real-time dan langsung tercatat.
Talenta juga dilengkapi dengan fitur absensi canggih. Titik lokasi absensi dapat dilakukan di seluruh dunia yang akan memudahkan perusahaan dengan tipe karyawan yang beragam. Fitur absensi Talenta tidak terbatas pada sistem biometrik saja, melainkan dapat juga dilakukan secara mobile melalui gawai dengan mengunggah foto selfie sebagai bukti absensi.
Fleksibilitas ini memudahkan karyawan dan juga HRD karena menghemat waktu dan meminimalisir human error. Tidak perlu lagi absen dengan manual, mesin ceklok, atau mesin fingerprint lagi.
Selain itu, Talenta juga memiliki fitur timesheet yang dapat memudahkan karyawan dalam mengatur daftar pekerjaannya. Perusahaan juga dapat dengan mudah memantau manajemen waktu tiap pekerjaan pada karyawannya.
Fitur ini juga memudahkan karyawan untuk berkolaborasi dengan anggota timnya walaupun tidak bekerja dalam satu kantor. Hal ini otomatis membuat karyawan dapat bekerja dengan lebih teliti karena semua perkerjaan dapat termonitor progress-nya secara langsung oleh semua anggota tim.
Penghematan Anggaran dan Kesehatan Karyawan
Adanya jangkauan internet dan munculnya system cloud sangat mendukung software HRD yang minim biaya perawatan sistem. Perusahaan tak perlu mengalokasikan bujet khusus untuk membeli dan merawat hardware seperti hardisk untuk menyimpan semua dokumen karyawan yang ada. Selain itu, karena sistem absen online ini, perusahaan bisa lebih hemat dalam pengadaan kertas.
Absensi online dengan Talenta juga membantu perusahaan untuk mengikuti protokol kesehatan Covid-19. Dengan sistem contactless-nya, Talenta dapat mencegah penularan Covid-19 di area perkantoran dengan pembatasan kontak antar karyawan. Jika absensi lama masih dilakukan secara manual, karyawan memiliki kemungkinan tertular karena saling berkontak langsung melalui mesin. Dengan Talenta, kesehatan karyawan akan lebih terjamin!
Keberlanjutan bisnis dalam menghadapi segala perubahan kondisi dapat terus dilakukan dengan produktivitas kerja karyawan yang termonitor dengan baik. Talenta mampu memenuhi kebutuhan perusahaan terkait urusan administrasi HRD terutama dalam kondisi pandemi saat sekarang dan menjawab tantangan digital agar dapat terus bersaing.
Tips Cara Memilih Software HRD Terbaik
HRD memiliki tanggung jawab perihal pengelolaan karyawan. HRD harus menangani penggajian, pencatatan absensi, rekrutmen, pengelolaan kinerja karyawan, penyusunan pelatihan dan pengembangan karyawan, menengahi konflik internal antar karyawan, dan lainnya.
Namun, jumlah karyawan yang sangat banyak menjadi kendala tersendiri. HRD akhirnya sering pusing kepala disebabkan oleh pengelolaan karyawan yang rumit dan tidak efektif. Software HRD Terbaik dapat menyederhanakan proses pengelolaan karyawan.
Banyak perusahaan memilih vendor dari luar perusahaan untuk mengimplementasikan software HRD terbaik. Apakah perusahaan memilih aplikasi software HRD terbaik yang tepat?
Berikut tips memilih dan membeli software HRD terbaik untuk sebuah perusahaan
1. Berbasis online
Aplikasi berbasis online jauh lebih mudah digunakan daripada aplikasi yang harus dipasang dalam sebuah perangkat keras. Sehingga HRD dapat melihat dan mengelola karyawan di mana saja dan kapan saja. Tidak perlu lagi harus datang ke kantor untuk mengelola karyawan. Kecanggihan ini sangat berguna bagi perusahaan yang menerapkan sistem remote working.
2. Mengikuti perubahan seputar ketenagakerjaan
Perubahan seputar ketenagakerjaan akan mempengaruhi pengelolaan karyawan. Sehingga sistem aplikasi wajib beradaptasi dan diperbaharui agar sama peraturan ketenagakerjaan terbaru. Hal ini berguna agar perusahaan tidak mengalami masalah hukum di kemudian hari.
3. Terintegrasi dengan baik
Aplikasi yang terintegrasi baik mempunyai sistem yang mampu memproses semua kegiatan administrasi HRD. Contohnya, software HRD terbaik harus terintegrasi dengan sistem penggajian dan kehadiran agar dapat saling berkesinambungan dengan baik. Jadi, HRD tidak perlu lagi melakukan entry manual setiap bulan.
4. Sesuai UU Ketenagakerjaan
Undang-undang Ketenagakerjaan mengatur bagaimana kewajiban perusahaan terhadap karyawan. Pilih aplikasi yang sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan berbagai regulasi. Dengan begitu HRD dan perusahaan dapat terhindar dari masalah hukum di kemudian hari.
5. Aman dan rahasia
Informasi karyawan bersifat konfidensial dan harus dijaga keamanan dan kerahasiaannya. Jangan sampai data dan informasi ini justru jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab.
Keamanan dan kerahsiaan informasi didukung dengan cloud based server. Sehingga perusahaan tidak perlu risau mengenai kebocoran data.
6. Layanan pelanggan yang sigap
Vendor yang baik adalah vendor yang sigap dan melayani segala kebutuhan client. Hal ini dapat dilihat pertama kali saat perusahaan menghubungi vendor yang bersangkutan.
Layanan yang baik akan membantu perusahaan untuk segera menyelesaikan hambatan selama penggunaan software HRD.
Talenta menyediakan software HRD terbaik yang dapat membantu HRD menyelesaikan tugas-tugasnya.
Talenta berhasil membantu banyak client dari berbagai industri. Maka dari itu, kemampuan dan keandalan Talenta pun tidak dapat diragukan lagi.
Semua kerahasiaan dan keamanan informasi karyawan yang digunakan dalam pengelolaan karyawan dijamin hanya digunakan untuk mengelola karyawan. Jangan ragu untuk mempercayakan pengelolaan kinerja bersama Talenta! Penasaran dengan Talenta? Segera Kunjungi websitenya.